تصمیم‌های سرنوشت ساز در سالن کنفرانس در طی جلسات متعدد گرفته می‌شود. سالن‌های همایش در واقع قلب تصمیم گیری‌های حیاتی یک مجموعه به حساب می‌آیند.
تصمیم‌های سرنوشت ساز در سالن کنفرانس در طی جلسات متعدد گرفته می‌شود. سالن‌های همایش در واقع قلب تصمیم گیری‌های حیاتی یک مجموعه به حساب می‌آیند. محیط مناسب و کنار هم قرار گرفتن هر یک از تجهیزات می‌تواند تاثیر گذاری جلسه را بالاتر ببرد. کیفیت بالای سالن کنفرانس به طور مستقیم کیفیت تصمیم گیری‌ها را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد.
از نور پردازی تا تجهیزات صوتی و تصویری، همگی در ایجاد تمرکز مضاعف و موفقیت جلسه در سالن کنفرانس اثر گذار هستند. تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا با استانداردهای کلیدی سالن‌های کنفرانس در ایران آشنا شوید.
در داخل و خارج کشور سازمان‌ها و نهاد‌های گوناگونی وظیفه تعیین استاندار‌های ساخت سالن‌های کنفرانس را بر عهده دارند. انطباق ویژگی‌های سالن کنفرانس با هر یک از این موارد کیفیت آن سالن را بالاتر می‌برد. سالن‌های هماهنگ با استانداردهای بین المللی نزد مخاطبان داخلی و خارجی، از اعتبار بیشتری برخوردارند. انطباق با استاندار‌ها تضمین کننده موفقیت مجموعه در بلند مدت است. از جمله استانداردهای داخلی که باید در طراحی و ساخت سالن کنفرانس رعایت شوند:
استانداردهای بین المللی ساخت سالن کنفرانس:
در نگاه اول ابعاد سالن و نحوه دکوراسیون و تجهیز سالن کنفرانس است که بر روی دیدگاه مخاطب تاثیر می‌گذارد. ظاهر زیبا و شیک سالن همایش می‌تواند نشان از حرفه‌ای بودن مجموعه باشد. یکی از مهم‌ترین فاکتور‌ها در طراحی سالن کنفرانس، ابعاد آن است. ابعاد سالن باید با توجه به تعداد شرکت کنندگان تعیین شود. این محل باید فضای کافی برای حضور تمامی افراد داشته باشد. منظور از فضای کافی در طراحی سالن کنفرانس این است که امکان نشستن راحت و حرکت آزادنه در سالن برای همه فراهم شود.
تهویه مناسب یکی از کلیدی‌ترین نکاتی است که باعث حفظ کیفیت جلسات می‌شود. نبود تهویه مناسب، کاهش سطح تمرکز و افزایش خستگی شرکت کنندگان را به وجود می‌آورد. این موضوع در جلسات طولانی مدت بیشتر نمایان می‌شود. سالن کنفرانس باید به سیستم تهویه مجهز شود تا هوای تازه در سرتاسر سالن به طور یکنواخت جریان داشته باشد. علاوه بر هوای تازه، این سیستم دمای محیط را در محدود مطلوب 22 تا 25 درجه سانتی گراد نگه می‌دارد. از عوامل مهم در طراحی سیستم تهویه مناسب در سالن کنفرانس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
نورپردازی مناسب در سالن‌های کنفرانس یکی از مهم‌ترین فاکتور‌های استاندارد به شمار می‌رود. وجود نور مناسب کارایی جلسات را بالا می‌برد و سالن کنفرانس را به یک محیط حرفه‌ای تبدیل می‌کند. نورپردازی عاملی کلیدی در افزایش تمرکز و جلوگیری از خستگی چشم شرکت کنندگان است. همچنین فضایی با نورپردازی ایده آل، تعامل شرکت کنندگان در جلسات را نیز به وضوح افزایش می‌دهد. از نکات مهم در رعایت استانداردهای لازم در نورپردازی سالن کنفرانس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
پخش صدا به طور یکنواخت در سالن کنفرانس یکی از موضوعات مهم و چالش بر انگیز است. کیفیت صدا نقش اساسی در موفقیت جلسات برگزار شده، ایفا می‌کند. ابزار‌های کلیدی برای افزایش استاندار صوتی سالن کنفرانس:
استفاده از میکروفون‌های پیشرفته برای هر یک از حضار باعث ایجاد صدایی واضح در طول جلسه می‌شود. میکروفون‌های بی سیم مجهز به قابلیت کاهش نویز و صدای محیط اطراف، شفافیت صدا را بالا می‌برند. علاوه بر این؛ وجود میکرفون‌های رومیزی برای هر یک از شرکت کنندگان، تعامل افراد را در جلسات افزایش می‌دهد.
برای ایجاد صدایی واضح در یکنواخت در محیط سالن، تنها وجود میکروفون کافی نیست. بلندگو تکمیل کننده سیستم صوتی در سالن کنفرانس به حساب می‌آید. محل نصب بلندگو‌ها در سالن کنفرانس از اهمیت زیادی برخوردار است. باید در محلی با فاصله از محل استقرار حضار نصب شوند تا صدای بلند و آزار دهنده‌ای ایجاد نشود.
سیستم تصویری یکی از اجزای جدانشدنی از سالن‌های کنفرانس است. امروزه با پیشرفت‌های تکنولوژی، نمایشگرهای متنوعی با قابلیت‌های ویژه در سالن کنفرانس مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده از ویدئو وال، امکان پخش محتوا با کیفیت بالا و تصویری واضح را فراهم می‌کند. با کمک این نمایشگرها، ارائه مطلب برای افراد حاضر در جلسه آسان تر می‌شود. ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که ویدیو وال چیست ؟ استفاده از این نمایشگرهای دیجیتال در سالن کنفرانس چه مزایایی دارد. از مزایای استفاده از نمایشگرهای دیجیتال در سالن کنفرانس، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
راحتی شرکت کنندگان یکی از جنبه‌های مهم استاندارد سالن همایش است. استفاده از صندلی‌های منطبق با ارگونومی بدن، باعث راحتی هرچه بیشتر شرکت کنندگان می‌شود. انتخاب نوع مبلمان و جنس سازنده آن، طولانی شدن مدت زمان جلسه را با مشکل مواجه نمی‌کند. البته امکانات رفاهی تنها محدود به راحتی مبلمان‌ها نمی‌شود و باید خدمات پذیرایی برای شرکت کنندگان در نظر گرفته شود. ارائه نوشیدنی و خوراکی در طول جلسه باعث تجدید انرژی و کاهش خستگی افراد می‌شود. این استراحت بین جلسه همچنین به افزایش روابط دوستانه بین حضار کمک می‌کند.
سالن کنفرانس چیزی بیشتر از یک فضا برای برگزاری جلسات است. ارتباط موثر بین افراد و نحوه ارائه مطلب می‌تواند تاثیرات به سزایی در روند پیشرفت کاری مجموعه بگذارد. تجهیز کردن این سالن با ابزار‌های به روز و استاندارد باعث افزایش کیفیت جلسات می‌شود. با سرمایه گذاری در مرحله تجهیز و آماده سازی سالن کنفرانس می‌توان موفقیت چندین ساله شرکت را تضمین کرد.