روشهای موثر برای بهبود مهارتهای ارتباطی
احتمالاً مقالههای مجلاتی در مورد مهارتهای ارتباطی با شریک زندگیتان یا متخصصان کسبوکار خودیاری دیدهاید که درباره اهمیت مهارتهای ارتباطی در محل کار صحبت میکنند. ما دائماً در مورد ارتباطات می شنویم با دلیل خوب وقتی صحبت از داشتن یک زندگی شخصی و حرفه ای روان و لذت بخش می شود، واقعاً یک معامله بزرگ است.
اما شنیدن در مورد آن برای جذب همه دانش و بکارگیری آن در موقعیت منحصر بفرد خود کافی نیست. این به ویژه برای کسانی که ممکن است احساس کنند کمی با مهارت های ارتباطی موثر دست و پنجه نرم می کنند صادق است.
اگر کنجکاو هستید که همه در مورد چه چیزی صحبت می کنند، یا چگونه می توانید مهارت های ارتباطی خود را بهبود بخشید، در جای درستی هستید. در این مقاله، ما قصد داریم به سه نوع اصلی مهارتهای ارتباطی، چند مثال و تعداد زیادی از نکات کاربردی که میتوانید از امروز برای کمک به تقویت این مهارتها استفاده کنید، نگاهی بیندازیم.
در اینجا نحوه آموزش مهارت های ارتباطی کوچک را توضیح می دهیم:
- سه نوع اصلی مهارت های ارتباطی: کلامی، غیر کلامی و نوشتاری
- نکات کلی برای بهبود ارتباطات شما در همه انواع
- بخشی که به طور خاص به هر یک از سه نوع اختصاص داده شده است
سه نوع مختلف مهارت های ارتباطی
ارتباط یکی از مهم ترین مهارت های بین فردی یا نحوه تعامل و ارتباط ما با افراد دیگر در نظر گرفته می شود. سه نوع اصلی مهارت های ارتباطی وجود دارد: کلامی، غیر کلامی و نوشتاری.
کلامی: ارتباط کلامی زمانی است که شما با افراد دیگر صحبت می کنید، چه رو در رو، چه در یک تماس ویدیویی یا از طریق تلفن. انتخاب کلمات شما اهمیت دارد (بسیار)، اما جزئیات کوچکتر مانند لحن صدای شما و زمان بیان چیزها نیز اهمیت دارد.
غیر کلامی: ارتباط غیرکلامی که به آن زبان بدن نیز گفته میشود، چیزی است که مردم وقتی در طول مکالمه به شما نگاه میکنند، چه رو در رو و چه در ویدیو. این حالات چهره، تماس چشمی و موقعیت های بدن شما است. ممکن است متوجه نشوید که زبان بدن شما می گوید: “من نمی خواهم در حال حاضر با شما صحبت کنم”، حتی اگر این یک مکالمه مهم باشد.
نوشتاری: این روزها، ارتباطات نوشتاری بیشتر در ایمیلها و پیامهای چت، از جمله ایمیل به شریک زندگیتان یا ایمیل خدمات مشتری برای کار، نشان داده میشود. این همچنین می تواند شامل چت در سیستم عامل هایی مانند Facebook Messenger یا Slack باشد. اگر یک تیم از راه دور را مدیریت می کنید، مهم است که مهارت های ارتباطی نوشتاری شما در محل باشد.
نحوه بهبود مهارت های ارتباطی برای هر سه نوع
برای مهارت های ارتباطی تجاری و همچنین مهارت های ارتباطی شخصی، نکته کلیدی این است که چگونه به تعاملات خود نزدیک می شوید حتی می توانید آن را یک استراتژی بنامید.
در اینجا چند نکته استراتژیک برای ایجاد مهارت های ارتباطی وجود دارد.
1. شنونده فعال باشید
حتی اگر شنونده خوبی باشید، من تضمین میکنم که هنوز مناطقی وجود دارد که میتوانید پیشرفت کنید. یک راه عالی برای یافتن نقاط ضعف خود این است که به مدل گوش دادن فعال نگاه کنید.
مفهوم گوش دادن فعال به این معنی است که شما درگیر صحبتهای طرف مقابل هستید و درگیر صحبتهای طرف مقابل هستید، نه اینکه منفعل باشید و اجازه دهید مکالمه از شما عبور کند.
هیچ مدل واحدی وجود ندارد، اما تحقیقات شما همان ایدهها را نشان میدهد، از جمله:
- وقتی شخص دیگری چیزی برای گفتن دارد توجه کنید
- از آنها سؤالات باز بپرسید تا بتوانید ایده ای از آنچه آنها می خواهند بدست آورید
- اگر چیزهای خاصی وجود دارد که می خواهید در مورد آنها بیاموزید، سؤالات کاوشگری بپرسید
- در مورد هر چیزی که در مورد آن مطمئن نیستید توضیح بخواهید
- آنچه را که آنها گفته اند ترجمه کنید و آن را برای آنها تکرار کنید تا مطمئن شوید که آنها را به درستی درک کرده اید
- با احساسات آنها و احساسات خود هماهنگ باشید تا مطمئن شوید که نیازهای همه برآورده می شود
- در پایان تعامل خود را خلاصه کنید تا همه نکات اولیه و مراحل بعدی یکسانی داشته باشند
2. در مورد افکار و ایده های خود صحبت کنید
درست همانطور که درک آنچه دیگران به دنبال آن هستند مهم است، مطمئن شوید که نیازهای خود را بیان می کنید. هیچ کس هرگز نمی داند اگر به آنها نگویید، درست است؟
این مهارت ارتباطی مخصوصاً در صورتی که یک رهبر هستید مهم است، زیرا آنچه می گویید زمینه را برای پیروی تیم شما فراهم می کند. اگر شما یک ارتباط باز و صادق هستید، برای دیگران الگو قرار می دهید تا همین کار را انجام دهند.
آنها تمایل بیشتری به همکاری با دیگران، مصالحه در مواقع ضروری و مواجهه با موقعیتهای دشوار با ذهنی باز و اطمینان به اینکه همه چیز در نهایت درست خواهد شد، خواهند داشت.
3. سعی کنید حدس و گمان نکنید
به راحتی می توان فرض کرد که می دانید شخص دیگری چه می خواهد. اما این یک دلیل بزرگ برای سوء تفاهم است – و دلیلی است که سوء تفاهم می تواند به درگیری تبدیل شود.
اینجاست که مدل گوش دادن فعال می تواند روز را نجات دهد. بخشی از مهارت های ارتباطی عالی به معنای داشتن همدلی است: تلاش برای درک آنچه در سر شخص مقابل می گذرد.
این مهم است زیرا آنچه ما می گوییم همیشه نمایش کاملی از آنچه واقعاً می خواهیم نیست. مخصوصاً در یک موقعیت پیچیده، یا موقعیتی که به راحتی میتوان غرق شد یا خجالت کشید، معمولاً سعی میکنیم نیازهای واقعی خود را پنهان کنیم یا پنهان کنیم.
وقتی سؤال میپرسید، به پاسخها به دقت گوش میدهید و آنچه را که فکر میکنید آنها میخواهند تکرار میکنید، نقش بزرگی در به حداقل رساندن سوء تفاهمها و کاهش خطر درگیری بازی میکنید.
مانند آن جمله معروف جرج برنارد شاو است که میگوید: «بزرگترین مشکل در ارتباطات، این توهم است که اتفاق افتاده است.»
4. خودآگاهی را تمرین کنید، به ویژه در طول مکالمات سخت
افرادی که مهارت های ارتباطی پیشرفته ای دارند، درک کاملی از احساسات خود دارند. آنها می دانند که چگونه آنها را در مواقعی که ناراحت یا بیش از حد هیجان زده هستند کنترل کنند، و به آنها اجازه نمی دهند که مکالمه را کنترل کنند یا باعث نمایش غیرضروری شوند.
مهم است که وقتی به چیزی که دوست ندارید واکنش نشان میدهید، همسطح بمانید. اگر احساس کردید قلبتان شروع به تپش کرد، یا صورتتان شروع به گرم شدن کرد، کمی استراحت کنید. سعی کنید زمانی برای تنهایی پیدا کنید تا بتوانید خود را آرام کنید.
یکی دیگر از بخشهای کلیدی خودآگاهی این است که بتوانید اشتباه خود را بپذیرید. این ممکن است ضربه بزرگی به نفس شما باشد، اما به من اعتماد کنید – احتمالاً متوجه خواهید شد که با اعتراف به اشتباهات خود و تلاش برای جلوگیری از پیشرفت آنها، احترام و صداقت را در چشمان عزیزان و همکاران ایجاد خواهید کرد.
5. هنگام طرح موضوعی متهم نباشید
موقعیت های سخت حتما اتفاق می افتد. حتی اگر احساس می کنید کسی کاری را انجام داده است که کاملا اشتباه بوده است، هنگام بحث خونسردی خود را حفظ کنید.
اگر مکالمه را با این اتهام شروع کنید که چیزی تقصیر آنهاست، عملاً دعوت به دعوا است. واکنش طبیعی ما به اتهام این است که حالت دفاعی بگیریم… و هیچ چیز خوبی از این گفتگو حاصل نمی شود.
به عنوان مثال، از گفتن اینکه آنها «همیشه» یا «هرگز» کاری را انجام نمیدهند، زمانی که فقط چند بار انجام شده است، اجتناب کنید. درعوض، فقط حقایق را بیان کنید، از همدلی استفاده کنید و تمرکز خود را مجدداً به نحوه رفع آن معطوف کنید.
به جای اینکه به اعضای تیم خود بگویید: “شما همیشه برای جلسات دیر می آیید”، چیزی شبیه این را امتحان کنید: “در برگه حضور و غیاب می بینم که این هفته دو بار دیر آمده اید. همه چیز خوب است؟”
این در را به روی شما باز می کند تا ببینید چه چیزی ممکن است اشتباه باشد و چگونه می توانید کمک کنید مطمئن شوید که این اتفاق نمی افتد.
چگونه در بزرگسالی دوستان خوبی پیدا کنیم؟
چگونه مهارت های ارتباطی را بهبود بخشیم: کلامی
- مختصر و واضح باشد
آیا تا به حال به داستان طولانی و پر پیچ و خم یک همکار نشسته اید که کارهای زیادی برای تمام کردن دارید؟ خشن است سعی کنید سریع به نکات اصلی برسید تا آن شخص نباشید.
- هر از گاهی از سکوت نترسید
به نظر می رسد که سکوت غیرقابل تحمل است، اما همیشه چیز بدی نیست. فقط به خاطر از بین بردن سکوت شروع به غر زدن نکنید. (سخت است، اما با اصرار خود مبارزه کنید.) شریک زندگی و همکاران شما زمانی از شما تشکر می کنند که بفهمید چه زمانی خوب است که ساکت باشید.
- اگر نیاز به تغییر موضوع دارید، یک «پل» پیدا کنید
تغییر موضوع با درایت یک هنر است. سعی کنید به دنبال «پلی» بگردید که بتواند به جایی که مکالمه در حال حاضر است و جایی که میخواهید باشد متصل کند. از عبارات ارتباطی مانند “مهم این است…” یا “من با شما موافقم، اما…” یا “این چیزی است که من می دانم…” استفاده کنید.
- از شر آن “اوم” و “اوه” خلاص شوید
این به نظر عقل سلیم است، اما افراد معمولی بیش از آنچه فکر می کنند از پرکننده ها استفاده می کنند. سعی کنید خودتان را در یک ارائه ضبط کنید و به دفعات بیان آنها گوش دهید. سپس به جلو حرکت کنید، مراقب پرکننده ها باشید و آهسته تر صحبت کنید تا زمانی برای فکر کردن از قبل داشته باشید.
- آنچه را که می گویید برنامه ریزی و تمرین کنید
البته، مکالمات بداهه زیادی وجود دارد که در آنها فرصت برنامه ریزی و تمرین را ندارید. اما وقتی فرصت دارید، حتی 30 ثانیه برای مرور نکات کلیدی خود وقت بگذارید. این می تواند برای مهارت های ارتباطی شما معجزه کند.
چگونه مهارت های ارتباطی را تقویت کنیم: غیر کلامی
- وقتی کسی در حال صحبت کردن است تماس چشمی برقرار کنید
این نکته شماره یک برای اینکه به کسی نشان دهید که به حرف های او توجه می کنید. تماس چشمی محکمی داشته باشید، اما ترسناک نباشید. اینجا یک خط ظریف وجود دارد.
- از حرکات بی قرار یا حواس پرتی خودداری کنید
هفت بار روی صندلی خود قرار نگیرید. قلم خود را بارها و بارها باز و بسته نکنید. در طول جلسه هیئت مدیره، مقالات خود را به هم نزنید، یا در طول تماس زوم، روی برگه های مرورگر خود کلیک نکنید.
- وضعیت بدن را خوب حفظ کنید
یکی دیگر از آن نکاتی که بدیهی به نظر می رسد، اما به طرز شگفت انگیزی به راحتی قابل چشم پوشی است. وقتی روی این مهارت ارتباط غیرکلامی کار میکردم، هر 30 دقیقه زنگ هشداری را تنظیم میکردم که روی آن میگوید «POSTURE!» بیشتر اوقات خمیده بودم.
- دستان خود را روی هم نگذارید
برخی از مردم فکر می کنند که این یک “ژست قدرت” است. این ممکن است در برخی موقعیتها درست باشد، اما در موارد دیگر، باعث میشود که شما از طرف مقابل دور به نظر برسید. این می تواند این تصور را ایجاد کند که نمی توانید صبر کنید تا از آنجا خارج شوید، که برای یک مکالمه خوب مفید نیست.
- به همان نشانه های دیگران توجه کنید
نشانههای غیرکلامی ممکن است غیرعمدی باشند، اما اغلب عمدی نیز هستند. اگر همکارتان تماس چشمی برقرار نمیکند یا دائماً بیقرار است، از خود بپرسید که آیا ممکن است واکنشی به گفتن داستانی طولانیتر از شما باشد یا وقتی که مشغول هستند، او را آزار میدهید.
چگونه مهارت های ارتباطی را بهبود دهیم: نوشتاری
- وقتی ناراحت هستید هرگز به پیام ها پاسخ ندهید
آیا تا به حال برایتان پیش آمده است که وقتی عصبانی هستید، ایمیلی ارسال کنید، سپس دوباره به آن مراجعه کنید و فکر کنید: «لعنتی. چرا این را گفتم؟» من اونجا بودم. اگر پیامی دریافت کردید که باعث ناراحتی شما شد، قبل از پاسخ دادن، پنج یا ده دقیقه استراحت کنید تا آرام شوید. این می تواند برای روابط شما معجزه کند.
- عناوین توصیفی و خطوط موضوع ایمیل را بنویسید
دریافت ایمیلی با مضمون «(بدون موضوع)» چقدر آزاردهنده است؟ ایمیل های خود را تا حد امکان مختصر و مشخص عنوان کنید. به آنها بگویید دقیقاً چه چیزی در آن وجود دارد. بهجای «جلسه»، موضوعی مانند «درخواست تغییر زمان جلسه ۲ بعدازظهر به ۳ بعد از ظهر» را امتحان کنید.
- از صدای فعال استفاده کنید
شاید شنیدن این نکته را در مدرسه زیاد به خاطر داشته باشید. به جای گفتن «کاغذها بایگانی شد»، بگویید «من مدارک را ثبت کردم». این به خلاص شدن از شر هرگونه سردرگمی در مورد نحوه انجام کارها کمک می کند. صدای فعال علاوه بر واضح تر بودن، برای گیرندگان پیام شما جذاب تر است.
- کلمات و جملات خود را ساده نگه دارید
یک قانون کلی این است که جملات شما نباید بیشتر از دو سطر باشد. به دنبال فرصت هایی باشید که آنها را نصف کنید یا کوتاه کنید. همچنین باید سعی کنید از پیچیدگی بیش از حد نوشته خود با کلمات بزرگی که ممکن است برخی افراد متوجه آن نشوند، جلوگیری کنید.
- آن را کوتاه و شیرین نگه دارید
مانند عدم گفتن یک داستان طولانی و پر پیچ و خم رو در رو، یک ایمیل طولانی و پر پیچ و خم نیز لذت بخش ترین تجربه نیست. این کار علاوه بر اینکه باعث میشود دیگران احساس کنند وقتشان را تلف میکنید، این احتمال را نیز افزایش میدهد که جزئیات مهم را از دست بدهند، زیرا به آنها نگاه میکنند یا بهطور واضح آنها را نخواندهاند.
مهارت های ارتباطی شما چقدر خوب است؟
همانطور که قبلاً اشاره کردم: حتی اگر با یک موهبت طبیعی برای برقراری ارتباط راحت و آسان با افراد دیگر متولد شده باشید، همیشه جایی برای پیشرفت وجود دارد. مهارت های ارتباطی قوی درست همانطور که روابط شخصی و حرفه ای شما رشد و تکامل می یابد، رشد و تکامل می یابد.
کتاب های راهنما زیادی برای کمک به شما وجود دارد، اما بهترین مهارت های ارتباطی از طریق تجربه آموخته می شوند.
با خودآگاهی شروع کنید. با نحوه برقراری ارتباط در حال حاضر و اینکه چگونه با اهداف ارتباطی شما هماهنگ است هماهنگ باشید. سپس به سمت آگاهی از دیگران بروید – مطمئن شوید که در همان صفحه هستید و نشانه های درست را می خوانید.
و به یاد داشته باشید: اگر این یک تعهد بزرگ به نظر می رسد، شرم آور نیست که از طریق یک مربی، راهنما یا کلاس کمک بخواهید.