آموزش مدیریت سفارشات در ووکامرس و تغییر وضعیت هر سفارش

نحوه مدیریت سفارشات

مدیریت سفارشات در ووکامرس (Woocommerce Order Management) یکی از بخش‌های مهم در فرآیند فروش آنلاین است. برای دسترسی به این قسمت، از پیشخوان وردپرس به مسیر «ووکامرس > سفارش‌ها» بروید. در این صفحه، وضعیت هر یک از سفارشات به راحتی قابل مشاهده و مدیریت است. ووکامرس به هر سفارش یک شناسه منحصر به فرد اختصاص می‌دهد که پیگیری و سازماندهی سفارشات را آسان می‌کند.

جزئیات هر سفارش را می‌توان از طریق گزینه «پیش‌نمایش» در هر سطر سفارش مشاهده کرد یا با کلیک روی دکمه «ویرایش» به صفحه‌ای جداگانه هدایت شد تا اطلاعات دقیق‌تر بررسی شود. این قابلیت به مدیران فروشگاه کمک می‌کند تا وضعیت سفارشات را به‌روز نگه دارند، آنها را تایید کرده و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کنند.

نحوه مشاهده و ویرایش سفارش تکی در ووکامرس

در صفحه سفارش تکی (Single Order)، کاربران می‌توانند داده‌های سفارش را مشاهده، ویرایش و به‌روزرسانی کنند. گزینه‌های موجود در این صفحه عبارتند از:

• تغییر وضعیت سفارش: به‌روزرسانی وضعیت سفارش از «در انتظار پرداخت» به «تکمیل شده» یا دیگر وضعیت‌ها.
• ویرایش اقلام سفارش : تغییر محصولات، تعداد، قیمت‌ها و مالیات‌ها.
• اجرای اقدامات سفارش : ارسال جزئیات سفارش به مشتری از طریق ایمیل یا بازسازی مجوزهای دانلود.
• ویرایش متای محصول: افزودن یا حذف ویژگی‌های محصول مانند متغیرها.
• اعمال کوپن‌ها: اضافه کردن کد تخفیف به سفارش. (کوپن‌ها فقط در صورت پرداخت نشده بودن سفارش اعمال می‌شوند.)
• افزودن هزینه: اضافه کردن مبلغ یا درصد به‌عنوان هزینه اضافی به سفارش. هزینه‌های منفی نیز قابل تعریف هستند که مالیات‌ها را بین سایر آیتم‌ها تقسیم می‌کنند.

این گزینه‌ها به مدیران فروشگاه انعطاف‌پذیری بالایی می‌دهند تا سفارشات را مطابق نیازهای مشتری و شرایط خاص مدیریت کنند.

برای مدیریت سفارشات در ووکامرس، جزئیات سفارش‌ها شامل اطلاعات زیر است:

• شماره سفارش: شناسه منحصر به فرد برای هر سفارش.
• جزئیات پرداخت: اطلاعات مربوط به روش پرداخت و وضعیت آن.
• تاریخ و زمان سفارش: زمان دقیق ثبت سفارش.
• وضعیت سفارش: وضعیت جاری سفارش مانند «در حال پردازش» یا «تکمیل شده».
• جزئیات مشتری:
  • نام کاربری و ایمیل مشتری.
  • لینک به پروفایل مشتری و تاریخچه خریدهای گذشته.
• جزئیات صورتحساب: اطلاعات مربوط به نام، آدرس، ایمیل و شماره تماس مشتری.
• جزئیات حمل و نقل: آدرس حمل، روش حمل و سایر اطلاعات مربوط به ارسال سفارش.

ویرایش اطلاعات سفارش‌ها در ووکامرس

اکثر جزئیات سفارشات در ووکامرس قابل ویرایش هستند.

1. تغییر تاریخ و زمان: با استفاده از ابزار انتخاب تاریخ و زمان.
2. تغییر وضعیت سفارش: انتخاب وضعیت مناسب از منوی کشویی.
3. تغییر اطلاعات مشتری: جستجوی مشتری جدید یا ویرایش اطلاعات مشتری فعلی.
4. ویرایش بخش صورتحساب و حمل و نقل:
   • صورتحساب:
     • تغییر آدرس صورتحساب یا بارگذاری اطلاعات از پروفایل مشتری.
     • ویرایش ایمیل، شماره تماس و روش پرداخت.
   • حمل و نقل:
     • تغییر آدرس حمل و نقل یا کپی اطلاعات از بخش صورتحساب.
     • یادداشت مشتری.

اضافه کردن سفارشات در ووکامرس به صورت دستی

شما می‌توانید یک سفارش را از همین بخش به صورت دستی ایجاد کنید و یا کاربر هنگام خرید سفارش خود را ثبت کند. برای ثبت سفارش از سمت مدیریت از بخش سفارش‌ها > افزودن سفارش اقدام کنید.

برای اضافه کردن سفارش جدید به صورت دستی:

1. به مسیر «ووکامرس > سفارش‌ها» بروید.
2. روی دکمه «افزودن سفارش» در بالای صفحه کلیک کنید.
3. اطلاعات مشتری را وارد کنید، اقلام سفارش را اضافه کنید، کدهای تخفیف یا هزینه‌ها را اعمال کنید و جمع کل را محاسبه نمایید.
4. وضعیت سفارش جدید را تعیین کنید (مانند «در انتظار پرداخت»).
5. دکمه «ذخیره» را فشار دهید.
6. از منوی «اقدامات سفارش» برای ارسال ایمیل به مشتری با دستورالعمل‌های پرداخت استفاده کنید.

این روش مناسب برای سفارشاتی است که به صورت تلفنی یا حضوری ثبت شده‌اند و نیاز به اضافه شدن به سیستم دارند.

تغییر وضعیت سفارشات در ووکامرس؛ نحوه مدیریت وضعیت‌های مختلف سفارش

برای تغییر وضعیت سفارش در ووکامرس (Woocommerce Order Status) باید از مسیر زیر اقدام کنید.

1. به پیشخوان وردپرس بروید و مسیر «ووکامرس > سفارش‌ها» را دنبال کنید.
2. سفارشی که می‌خواهید وضعیت آن را تغییر دهید، انتخاب کنید.
3. در صفحه جزئیات سفارش، منوی کشویی «وضعیت سفارش» را پیدا کرده و وضعیت جدید را انتخاب کنید.
4. روی دکمه «به‌روزرسانی» کلیک کنید.

انواع وضعیت سفارشات در ووکامرس و کاربردهای آنها

• در انتظار پرداخت (Pending Payment) : سفارش ثبت شده اما هنوز پرداخت نشده است.
• پردازش (Processing) : پرداخت انجام شده و سفارش در حال آماده‌سازی برای ارسال است.
• در انتظار (On Hold) : سفارش متوقف شده و منتظر بررسی بیشتر است.
• تکمیل شده (Completed) : سفارش به صورت کامل انجام و ارسال شده است.
• لغو شده (Cancelled) : سفارش لغو شده و دیگر پردازش نمی‌شود.
• بازپرداخت شده (Refunded) : مبلغ سفارش به مشتری بازگردانده شده است.
• ناموفق (Failed) : پرداخت انجام نشده یا با خطا مواجه شده است. زمانی که مشتری با مشکل درگاه پرداخت و غیره مواجه شود وضعیت سفارش ناموفق خواهد بود.

بعد از اینکه کاربر سفارش خود را در سایت شما ثبت کرد، تمایل دارد که بتواند وضعیت کالای خود را رهگیری کند. با این امکان کاربران می‌توانند در هر مرحله از ارسال کالا، وضعیت سفارشات خود را پیگیری کنند. با استفاده از افزونه پیگیری سفارشات در ووکامرس، مدیریت سفارشات از سمت فروشگاه بهتر انجام می‌شود و کاربران با رهگیری بسته خود اعتماد بیشتری به شما خواهند داشت.

این افزونه امکان ثبت دسته جمعی کدهای سفارش از طریق اکسل را خواهد داشت و سایر امکانات آن عبارتند از:

• تعریف شرکت‌های حمل و نقل بدون محدودیت
• تعریف پیک بدون محدودیت
• درج تصویر در اطلاعات ارسال
• سازگاری با اکثر پنل‌های پیامکی
• سازگاری با افزونه دکان و سایت‌های چندفروشندگی
• عدم نمایش بخش پیگیری برای سفارشات مجازی

به‌علاوه این افزونه امکان تغییر وضعیت سفارشات را به صورت خودکار خواهد داشت،

حالا که صحبت از مدیریت بهتر مشتریان و سفارشات شد، احتمالا می‌دانید که برای یک سایت فروشگاهی بزرگ مدیریت تک تک کاربران و پاسخ به نیازها و سوالات آنها مشکل‌تر است؛ برای مدیریت بهتر مشتریان و اینکه به راحتی از داخل پنل خود با شما در ارتباط باشند، پاسخدهی آنلاین میسر نیست و باید از امکان ارسال تیکت استفاده کنید. با افزونه تیکت و راه‌اندازی یک سیستم تیکتینگ به سایت خود می‌توانید تجربه خوبی از خرید برای مشتریان رقم بزنید، مشکلات آنها را سریع‌تر رفع کنید بدون اینکه نیاز باشد در کانال‌های مختلف به کاربران پاسخ دهید، از پاسخ‌های آماده و ذخیره شده استفاده کنید و به تاریخچه سوالات مشتریان دسترسی داشته باشید و در نهایت رضایت مشتریان و فروش خود را افزایش دهید.

در این مقاله نحوه مدیریت سفارشات در ووکامرس را به طور کامل توضیح دادیم و امیدوارم برای شما مفید باشد.