انتخاب میان خرید خودروی سازمانی و استفاده از خودرو در اختیار، برای شرکتها فقط به قیمت خرید خودرو محدود نمیشود. سرمایه اولیه، افت ارزش، بیمه، تعمیرات، راننده و هزینه مدیریت ناوگان از جمله عواملی هستند که در این تصمیم باید در نظر گرفته شوند. به همین دلیل، پاسخ به این پرسش که برای شرکتها خرید خودرو بهتر است یا خودرو در اختیار، به میزان و نوع استفاده هر مجموعه بستگی دارد.
هزینه واقعی خرید خودروی سازمانی برای شرکتها
خرید خودرو برای یک شرکت در نگاه اول به معنای تبدیل بخشی از سرمایه به یک دارایی قابل استفاده است، اما هزینه آن به مبلغ پرداختی برای خرید خودرو محدود نمیشود. افت ارزش خودرو، بیمه، تعمیر و نگهداری، تعویض قطعات، هزینه سوخت، پارکینگ و در برخی موارد حقوق و مزایای راننده نیز باید در محاسبه هزینه ناوگان شرکتی لحاظ شود.
از طرف دیگر، خودرو ممکن است در بخشی از ساعات یا روزهای کاری مورد استفاده قرار نگیرد. در این شرایط، شرکت همچنان هزینههای ثابت مربوط به مالکیت خودرو را پرداخت میکند، در حالی که بخشی از ظرفیت آن بدون استفاده باقی مانده است. این مسئله برای شرکتهایی که میزان مأموریت یا جابهجایی آنها در طول سال ثابت نیست، اهمیت بیشتری پیدا میکند.
مدیریت خودرو نیز هزینه و زمان جداگانهای به شرکت تحمیل میکند. پیگیری بیمه و معاینه فنی، سرویسهای دورهای، تعمیرات، تأمین خودرو در زمان خرابی و برنامهریزی برای استفاده کارکنان، بخشی از وظایفی است که پس از خرید خودرو بر عهده مجموعه قرار میگیرد.
بنابراین، مقایسه خرید یا اجاره خودرو برای شرکت، زمانی دقیقتر خواهد بود که به جای قیمت خودرو، هزینه کل مالکیت در یک بازه مشخص بررسی شود. به بیان ساده، شرکت باید ببیند برای در اختیار داشتن یک خودرو در طول سال چه میزان هزینه مستقیم و غیرمستقیم پرداخت خواهد کرد.
خودرو در اختیار چه هزینههایی را از دوش شرکت برمیدارد؟
خودرو در اختیار شرکت، مدلی است که در آن مجموعه به جای خرید و نگهداری خودرو، خدمات جابهجایی مورد نیاز خود را برای مدت مشخص دریافت میکند. نوع خودرو، مدت استفاده، ساعت سرویس، مسیرها و وجود راننده بر هزینه نهایی اثر میگذارند. تفاوت اصلی این مدل با مالکیت خودرو، انعطاف بیشتر در زمان استفاده است. شرکت برای دورههای کوتاهمدت، مجبور به پرداخت هزینه سالانه خودرو و مدیریت آن نیست و بخشی از دغدغههای نگهداری نیز حذف میشود.
با این حال، خودرو در اختیار همیشه ارزانتر نیست. اگر شرکتی روزانه و برای مدت طولانی از خودرو استفاده کند، باید هزینه سرویس را با هزینه کل مالکیت مقایسه کند؛ در این شرایط، خرید خودرو ممکن است اقتصادیتر باشد. در نهایت، تفاوت دو مدل در نوع هزینه و میزان انعطافپذیری است: در خرید خودرو، هزینههای سرمایهگذاری و مالکیت بر عهده شرکت است؛ اما در خودرو در اختیار، هزینه بر اساس میزان استفاده تعیین میشود.
سه سناریوی متفاوت برای شرکتها
شرایط همه شرکتها یکسان نیست و به همین دلیل نمیتوان یک نسخه واحد برای انتخاب خودرو در نظر گرفت. الگوی استفاده از خودرو میتواند نتیجه تصمیم را تغییر دهد.
استفاده روزانه و ثابت
اگر یک شرکت هر روز به خودرو نیاز دارد، مسیرهای مشخصی دارد و استفاده از خودرو در ساعات کاری تقریباً ثابت است، خرید خودروی سازمانی میتواند گزینه قابل بررسیتری باشد. در این وضعیت، میزان استفاده از خودرو به اندازهای است که هزینههای مالکیت در طول زمان توجیهپذیرتر شود.
البته حتی در این سناریو نیز باید هزینه راننده، تعمیرات، بیمه، افت ارزش و سایر هزینههای ناوگان در محاسبه لحاظ شود. بهخصوص اگر شرکت چند خودرو داشته باشد، افزایش تعداد خودروها میتواند مدیریت ناوگان را پیچیدهتر کند.
پروژههای موقت و مأموریتهای دورهای
برای شرکتی که به دلیل اجرای یک پروژه، برگزاری یک رویداد یا فعالیت موقت به خودرو نیاز دارد، خرید خودرو ممکن است سرمایهای ایجاد کند که پس از پایان پروژه استفاده محدودی داشته باشد. در این شرایط، خودرو در اختیار میتواند امکان تأمین نیاز حملونقل سازمانی را بدون ایجاد تعهد بلندمدت فراهم کند.
در چنین شرایطی، استفاده از خودروهای رانندهدار برای شرکتها میتواند یکی از گزینههایی باشد که شرکت برای نیازهای موقت یا مأموریتهای مشخص بررسی میکند.
جلسات، مأموریتها و استفاده مقطعی
برخی شرکتها برای مدیران، مهمانان، جلسات کاری یا مأموریتهای خارج از دفتر به خودرو نیاز دارند، اما این نیاز به صورت روزانه و ثابت نیست. در چنین شرایطی، مالکیت خودرو ممکن است به معنای پرداخت هزینه برای ظرفیتی باشد که بخش زیادی از زمان مورد استفاده قرار نمیگیرد.
برای این گروه، انعطافپذیری خودرو در اختیار اهمیت بیشتری پیدا میکند. شرکت میتواند نیاز خود را بر اساس زمان، مسیر و نوع خودرو تعریف کند و به جای ایجاد یک ناوگان دائمی، خدمات حملونقل مورد نیاز خود را در زمان مشخص دریافت کند.
کدام گزینه از نظر مالی و عملیاتی منطقیتر است؟
برای تصمیمگیری، شرکت باید هزینههای دو مدل را در یک بازه مشخص مقایسه کند. در خرید خودرو، علاوه بر قیمت، هزینههایی مانند افت ارزش، بیمه، تعمیرات، سوخت، پارکینگ و راننده نیز اهمیت دارند. در خودرو در اختیار، هزینه به مدت و میزان استفاده، مسیر، کلاس خودرو و سطح خدمات بستگی دارد.
خرید خودرو کنترل بیشتری ایجاد میکند، اما مسئولیت نگهداری و تأمین آن با شرکت است. خودرو در اختیار انعطاف بیشتری دارد و بخشی از ریسک خرابی را کاهش میدهد، اما شرکت به شرایط سرویسدهنده وابسته خواهد بود. در نهایت، انتخاب باید بر اساس میزان استفاده، هزینه کل و انعطاف مورد نیاز شرکت انجام شود.
برای تصمیمگیری و استعلام چه اطلاعاتی لازم است؟
پیش از انتخاب هر یک از این دو مدل، شرکت بهتر است اطلاعات مربوط به نیاز واقعی خود را مشخص کند. تعداد روزهای استفاده در ماه، ساعت شروع و پایان سرویس، مسیرهای پرتردد، تعداد مسافران، نوع خودرو و مدت زمانی که به سرویس نیاز است، از مهمترین اطلاعات برای مقایسه هستند.
برای مثال، شرکتی که به سرویس روزانه در ساعتهای مشخص نیاز دارد، باید این اطلاعات را در محاسبه هزینه سالانه خرید خودرو وارد کند و در مقابل، همین مشخصات را برای دریافت پیشنهاد خودرو در اختیار نیز ارائه دهد. مقایسه دو عدد بدون یکسان بودن فرضها، نتیجه دقیقی ایجاد نمیکند.
در صورت نیاز به سرویس برای پروژه، جلسات یا مأموریتهای مشخص، شرکتها میتوانند شرایط سرویس اجاره خودرو با راننده را بر اساس ساعت، مسیر و کلاس خودرو بررسی کنند. حداقل مدت سرویس داخل شهر در این خدمات ۱۰ ساعت است و قیمت نیز به خودروی انتخابی و استعلام روز بستگی دارد.
جمع بندی
برای شرکتهایی که استفاده روزانه، مستمر و قابل پیشبینی دارند، خرید خودروی سازمانی میتواند در بلندمدت گزینه مناسبی باشد؛ بهویژه اگر هزینههای مالکیت و نگهداری بهدرستی محاسبه شده باشد. در مقابل، برای نیازهای پروژهای، فصلی یا مقطعی، خودرو در اختیار میتواند انعطاف بیشتری ایجاد کند و شرکت را از بخشی از هزینهها و مسئولیتهای مالکیت خودرو دور نگه دارد.
بنابراین، پاسخ واحدی برای این سؤال که برای شرکتها، خرید خودروی سازمانی بهتر است یا خودرو در اختیار، وجود ندارد. تصمیم درست زمانی گرفته میشود که هزینه کل مالکیت، میزان استفاده، مدت نیاز و الزامات عملیاتی شرکت همزمان بررسی شوند.
